MÃOS Á OBRA!!

Queridos Colegas!

        Hoje a reflexão remete a uma atividade prática realizada na segunda aula da disciplina diplomática e tipologia documental. A tarefa consistiu em uma observação e diagnóstico do Arquivo do CID – Departamento de Ciência da Informação na Universidade de Brasília – UnB, seus possíveis resultados foram baseados em: uma visita ao Arquivo acompanhada pelo professor André Lopez, uma entrevista com um funcionário da secretaria do Departamento e referências encontradas na internet. Eis aqui as conclusões....

 ARQUIVO do CID

Espécies documentais existentes no Arquivo do CID:

        Planilha, Processo, Programa, Comprovante, Projeto, Tabela, Dossiê, Relatório, Memorando, Ofício, Lista, Correspondência, Carta, Cartaz, Comunicado, Contrato, Convênio, Formulário, Minuta, Norma, Pauta, Controle, Planos, Atas, Avaliações, Declarações e Histórico.

Tipos documentais encontrados no Arquivo do CID:

        Declaração de bens, Histórico Escolar, Controle de portaria, Dossiê Funcional,, Relatórios das atividades acadêmicas, Relatório das atividades administrativas, Relatório das atividades financeiras, Documentos de Eleições do Departamento, Lista de presença, Plano de Trabalho anual, Atas de Reunião, Pautas de Reunião, Avaliação de desempenho, Avaliação de alunos, Formulário de compra, Formulário de solicitação, Certificado de conclusão de curso, Comprovante de Matricula, Contrato de prestação de serviços, Contrato de compra, Contrato de locação e Solicitação de Declaração.

Funções:

        As funções que geram tais documentos são oriundas de atividades como: Compra, Locação, Presença em sala de aula, Prestação de serviços, Matrícula em cursos de Graduação, Pós-graduação e extensão, Reunião de professores de Coordenação, Contratação de funcionários/professores, Relatar as atividades desenvolvidas durante o ano, Relatar o que foi acordado na reunião, Avaliar desempenho dos professores, Avaliar o rendimento dos alunos, Certificar comparecimento/conclusão de curso, Controlar as chaves da portaria, Informar e Comprovar matricula.

Plano de classificação proposto:

        
        Para contribuir para a organização e tratamento da informação do CID, elaboramos uma proposta de plano de classificação de documentos.
        O instrumento parte da divisão das categorias de ensino, dividindo-se em Graduação, Pós – Graduação e Programas de Extensão. Para cada uma dessas classes então, serão feitas subclasses por cursos: Arquivologia, Biblioteconomia e Museologia. Dentro de cada área de formação, foi feita uma divisão, colocando em ênfase os alunos, professores, avaliações e gestão daquele departamento propriamente dito.
        Abaixo temos uma demonstração da maneira elaborada, mostrando uma das ramificações, as quais seriam semelhantes para todas as demais classes e subclasses existentes

Series documentais existentes relacionadas com as três idades documentais:

        O Princípio norteador da série é o Tipológico. Na fase corrente, estariam agrupadas as séries atividades administrativas e acadêmicas em vigência. Na fase Permanente estariam as séries Ensino, Pesquisa e atividades acadêmicas já concluídas. E não haveriam documentos na fase intermediária.

Ações Arquivísticas Pertinentes:

        O Arquivo do CID não se apresenta de maneira ideal. As ações arquivísticas pertinentes para melhorar seu funcionamento consistem em algumas etapas. O primeiro passo seria, realizar um diagnóstico da Situação Arquivística, levantamento das necessidades e condições do local onde está o Arquivo, além de uma pesquisa e de uma investigação preliminar na Instituição e análise administrativa para buscar o sentido (contexto) dos documentos, bem como as relações que eles assumem uns com os outros. Após essa etapa, no Arquivo Permanente é necessário que aconteça o estabelecimento de Fundos e elaboração do quadro de arranjo, antes de qualquer outro processo técnico, visando respeitar o principio de respeito aos fundos!

        A etapa seguinte deve direcionar-se para os Recursos Humanos, quantificação e qualificação dos funcionários que irão trabalhar no Arquivo. No caso do Arquivo do CID, é necessário que ocorra a contratação de profissional de Arquivologia, além da capacitação dos funcionários que atuam na secretaria (Arquivo corrente). Na etapa que tratará o Acervo documental do CID é necessário realizar o tratamento dos documentos:

Higienização (nos documentos que necessitarem); Elaboração de Instrumentos: de classificação, de descrição, de avaliação; Classificação; Acondicionamento; Armazenamento; Eliminação; Microfilmagem de documentos e ou digitalização de documentos frágeis, históricos e importantes.

        Aquisição de mobiliário e a mudança do Arquivo para uma sala que comporte, em melhores condições, o Acervo. Mais ampla, mais ventilada, iluminada, climatizada, com controle de pragas feito periodicamente. Criação de um Sistema GED e Inclusão de documentos.